Migre cem caixas de e-mail com um arquivo CSV

Mover uma caixa de e-mail para outro provedor pode exigir apenas um formulário com seis campos. Uma migração em massa de cem caixas é outro problema, e não só pelo volume. São cem oportunidades para algo dar errado sem chamar atenção: uma senha incorreta, um servidor de origem que começa a limitar o acesso depois da quadragésima conexão ou uma pasta que para em 4,000 de 12,000 mensagens e ainda aparece como concluída.

O CSV resolve a parte repetitiva: um arquivo, um lote, processamento paralelo e acompanhamento por caixa. Mas o que mostra se a migração deu certo é a verificação feita depois que as barras de progresso terminam. Nem toda ferramenta confere o que realmente chegou ao destino.

Este artigo explica o formato do arquivo, a validação das linhas antes de abrir conexões, o andamento do lote e a conferência das mensagens transferidas.

Antes de preparar o CSV da migração em massa

Há dois pré-requisitos. Esquecer qualquer um deles pode custar uma noite de trabalho.

As caixas de destino precisam existir. A migração copia mensagens para caixas de e-mail; ela não cria essas caixas. Para cadastrar cem pessoas, faça primeiro a criação em massa: importe um CSV com senhas definidas pelo administrador ou envie convites para que cada pessoa escolha a sua.

Você não precisa das senhas de destino. A autenticação nas caixas da sua conta é feita internamente. Por isso, o CSV contém apenas as credenciais de origem. Outras ferramentas podem solicitar as credenciais dos dois lados, o que exige cuidado adicional com o arquivo. Essa solicitação, por si só, não comprova uso indevido.

Formato do arquivo de migração em massa

Três colunas bastam quando todas as contas estão no mesmo provedor. Os dados do servidor vêm do provedor selecionado no formulário:

source_email,source_password,destination_email
alice@oldhost.com,app-pw-1,alice@yourdomain.com
bob@oldhost.com,app-pw-2,bob@yourdomain.com

Seis colunas permitem combinar origens diferentes, por exemplo quando uma empresa adquirida tem parte da equipe no Google Workspace e parte em um servidor cPanel. Os exemplos não comprovam que o provedor aceita autenticação por senha:

source_email,source_password,destination_email,source_host,source_port,source_security
alice@gmail.com,app-pw-1,alice@yourdomain.com,imap.gmail.com,993,ssl
bob@outlook.com,app-pw-2,bob@yourdomain.com,outlook.office365.com,993,ssl
carol@oldhost.com,pw-3,carol@yourdomain.com,mail.oldhost.com,993,ssl

A leitura aceita algumas variações comuns, já que os arquivos podem ser preparados manualmente ou exportados por programas diferentes:

O suporte a ponto e vírgula faz diferença no Excel. Dependendo das configurações regionais, ele usa esse separador ao exportar CSV. Uma ferramenta que só reconhece vírgulas pode interpretar a linha inteira como uma única coluna.

Cuidado com as planilhas: uma senha que começa com =, + ou - pode ser interpretada como fórmula e alterada ao salvar. Prepare o arquivo em um editor de texto ou importe a coluna de senhas explicitamente como texto e confira o resultado exportado. Colocar o valor entre aspas no CSV, por si só, não garante que a senha seja preservada.

Obter as credenciais de origem é a parte trabalhosa

Cada caixa precisa de um acesso IMAP válido na origem. Este CSV usa senhas, mas nem todo provedor aceita esse método de autenticação. Confirme a compatibilidade antes de reunir as credenciais.

Reunir cem senhas de app de cem pessoas pode ser o maior trabalho da migração. Considere isso antes de prometer uma data. Se você tem acesso administrativo à origem, confira quais métodos estão disponíveis e se é possível gerar credenciais de forma centralizada. Caso contrário, envie instruções com capturas de tela e reserve tempo para quem precisar de ajuda.

Exclua o CSV depois da migração, quando ele não for mais necessário para conferências ou novas execuções. O arquivo contém credenciais ativas. Controle também as cópias e revogue as senhas temporárias quando possível.

Validar antes de abrir conexões

Cole os dados ou envie o arquivo e clique em Prévia e validação. As linhas são classificadas antes de abrir as conexões de migração:

• Prontas: passaram pela validação inicial e podem entrar na fila.
• Erros: endereço inválido, senha ausente ou caixa de destino inexistente. Essas linhas são ignoradas.
• Avisos: o destino foi migrado recentemente; confira o risco de importar duplicatas.
• Duplicatas: a mesma combinação de origem e destino aparece mais de uma vez no arquivo.
• Acima do limite: linhas que ultrapassam o máximo por lote do seu plano.

Corrija o arquivo e repita a prévia quantas vezes precisar. Isso não inicia a cópia nem comprova que as senhas funcionam. A mensagem “caixa de destino não encontrada” ajuda especialmente quando um erro de digitação no domínio afeta cem linhas e só seria descoberto durante a conexão.

Opções importantes para a migração em massa

Pastas incluídas. Todas as pastas, apenas as padrão (entrada, enviados, rascunhos, lixeira, arquivo e spam) ou somente a caixa de entrada. As pastas padrão podem evitar algumas visualizações virtuais e marcadores que mostram a mesma mensagem várias vezes. Essa seleção não serve se você precisa manter pastas personalizadas. Defina o que deve ser transferido antes de começar.

Importar a partir de. Uma data inicial. Copiar dois anos em vez de onze reduz o volume, mas deixa as mensagens mais antigas de fora. Combine com a equipe o que precisa ser preservado e o que será eventualmente transferido em separado.

Ignorar duplicatas. Mantenha essa opção ativa nas execuções seguintes. Ela evita reimportar mensagens reconhecidas, mas não garante a ausência de duplicatas em todos os casos, principalmente quando faltam identificadores utilizáveis.

Nome do lote. Use uma descrição clara. Daqui a três semanas, “Acme, fase 2” será mais útil que uma data e hora.

O que acontece durante a migração em massa

As contas são processadas em paralelo dentro dos limites do plano. O original informa 2 no Starter, 5 no Pro e 10 no Agency; confira a configuração atual. Os provedores de origem podem limitar conexões e solicitações. Quarenta conexões IMAP simultâneas do mesmo endereço podem provocar restrições ou um bloqueio temporário, mas cada provedor pode reagir de forma diferente.

Cada conta passa pelos estados na fila, iniciando, validando, planejando e importando com indicação de porcentagem. Depois, termina como concluída, com falha ou cancelada. Você pode fechar a página; o trabalho continua no servidor.

Durante a execução, há três comandos:

• Cancelar todas solicita a interrupção das contas em execução e na fila. As mensagens já importadas não são excluídas.
• Tentar novamente as falhas coloca apenas as contas com falha de volta na fila. Se a causa foi uma senha de origem incorreta, corrija-a primeiro.
• Retomar permite continuar um lote pausado.

Quando o armazenamento da conta chega a 90%, está prevista uma pausa com aviso por e-mail. Isso reduz o risco de ficar sem espaço durante a cópia, mas não garante capacidade suficiente para todo o restante. Libere espaço ou aumente a capacidade, confira os resultados parciais e depois retome.

Você também recebe um aviso quando o lote termina e um alerta separado se mais da metade das contas falhar. Esse padrão pode indicar uma causa comum, como uma restrição do provedor de origem, em vez de cinquenta problemas independentes. Examine os erros para confirmar.

A conferência depois da barra de progresso

Este é um risco importante ao escolher uma ferramenta de migração.

A cópia por IMAP envolve muitas operações individuais. Uma conexão interrompida, uma limitação no meio de uma pasta ou uma lista incompleta enviada pela origem pode deixar mensagens para trás. A ferramenta pode ter processado tudo o que recebeu e ainda assim não ter copiado tudo. A barra chega a 100%, nada parece errado na tela e podem faltar quatro mil mensagens.

Por isso, há uma etapa adicional de conciliação. Quando a conciliação automática está ativa e a migração ultrapassa o limite de mensagens configurado, outra execução é agendada com cinco minutos de atraso; a fila pode adiar seu início. Ela compara os conjuntos de Message-IDs únicos na origem e no destino, pasta por pasta. Esse cabeçalho costuma sobreviver à cópia, mas pode estar ausente ou ser reutilizado. O resultado não comprova, portanto, a presença de cada mensagem nem a integridade de todo o seu conteúdo. Uma cobertura insuficiente pode deixar a conclusão indeterminada.

Quando uma ausência é confirmada, estão previstas três ações:

1. Um relatório com as mensagens e pastas afetadas é salvo na migração.
2. As pastas incompletas são marcadas como parciais, para que uma retomada possa processá-las de novo em vez de ignorá-las como concluídas.
3. Um e-mail informa as pastas, as quantidades detectadas e os próximos passos.

A conferência considera apenas as pastas incluídas no plano de migração. Pastas excluídas de propósito não são tratadas como ausentes por causa dessa exclusão. É o caso de Todos os e-mails do Gmail, que reúne mensagens também exibidas em outros marcadores e pode conter e-mails arquivados. Confirme que a seleção cobre as mensagens de que você precisa.

Receber um aviso de migração incompleta não é agradável, mas permite agir enquanto a origem ainda existe. É melhor que descobrir em novembro que uma nota fiscal de março ficou para trás. Um relatório sem ausências detectadas também não dispensa a leitura da cobertura e as conferências manuais.

Ordem da mudança de provedor

A cópia é apenas parte do trabalho. A ordem das etapas na mudança define os riscos que precisam ser controlados.

1. Crie as caixas de destino e confirme que é possível entrar nelas.
2. Faça a primeira migração enquanto os registros MX ainda apontam para o provedor antigo. A origem continua em uso; proteja as credenciais e evite interromper o serviço.
3. Confira o resultado. Leia o relatório e sua cobertura, depois abra algumas caixas: pastas, quantidades e mensagens mais antigas e mais recentes.
4. Altere os registros MX depois de reduzir o TTL um ou dois dias antes. O TTL antigo precisa ter expirado; a mudança não será imediata para todos.
5. Faça uma segunda migração com as duplicatas ignoradas para buscar o que chegou à origem durante a transição. Dependendo dos caches e do fluxo real de e-mails, podem ser necessárias outras conferências ou execuções.
6. Use um mês de manutenção das caixas antigas como referência de planejamento. Ajuste o prazo às obrigações de retenção e aos resultados das conferências. Não cancele a origem antes de confirmar a transferência: depois que ela for excluída, talvez não seja possível copiar novamente.

Se você pretende manter o provedor antigo, uma caixa de entrada unificada pode ser uma alternativa à migração; compare os recursos e os custos. As instruções por provedor estão na documentação de Google Workspace, Microsoft 365 e cPanel. Confira se o método de acesso descrito continua disponível.

Perguntas frequentes

Quantas caixas cabem em um lote de migração?

O original informa 100 por lote no Starter, 300 no Pro e 1,000 no Agency. Dentro do lote, de 2 a 10 contas são processadas ao mesmo tempo, conforme o plano. Confira os limites atuais e as restrições da origem. Esses máximos reduzem a carga, mas não eliminam outras limitações.

Preciso das senhas de destino?

Não. O CSV contém apenas as credenciais de origem; a autenticação nas caixas da sua conta é feita internamente.

Posso executar de novo sem duplicar tudo?

Ative a opção de ignorar duplicatas. As execuções seguintes procuram acrescentar mensagens ausentes sem copiar de novo as que foram reconhecidas. Isso ajuda depois da mudança dos MX, mas confira o resultado, especialmente quando houver mensagens sem identificadores utilizáveis.

O que acontece se uma senha de origem estiver errada?

A conta afetada falha e as outras podem continuar. Corrija a senha e use Tentar novamente as falhas para recolocar apenas as contas com falha na fila. Se o provedor exigir outro método de autenticação, trocar a senha não resolve.

As pastas e o status de leitura são mantidos?

A migração procura manter pastas e marcadores como lido ou com estrela, dentro da seleção feita e dos recursos do destino. Os marcadores do Gmail não correspondem exatamente a pastas IMAP. Copiar só as pastas padrão simplifica alguns casos, mas pode deixar de fora pastas personalizadas ou mensagens arquivadas. Confira o que precisa ser transferido.

Como conferir se nenhuma mensagem ficou para trás?

Quando a conciliação está ativa e suas condições são atendidas, ela compara os Message-IDs únicos dos dois lados. Ausências confirmadas são informadas e as pastas afetadas ficam marcadas como parciais. Confira também a cobertura: mensagens sem identificadores utilizáveis não são comprovadas por essa comparação. Compare as quantidades, abra as mensagens mais antigas e mais recentes de cada pasta e complemente os controles quando os e-mails forem essenciais.

É possível gerenciar a migração pela API?

As operações disponíveis podem ser gerenciadas pela API REST ou por um agente de IA conectado via MCP, com as permissões necessárias. Confira quais ações cada interface realmente oferece, especialmente para lotes e novas tentativas, na documentação de migrações pela API.

Quanto tempo devo reservar?

O volume, a quantidade de mensagens, o desempenho dos dois lados e as restrições da origem influenciam o prazo. O original sugere algumas horas para uma equipe pequena e uma noite para uma grande como estimativa inicial, não como garantia. Faça um teste e inicie a primeira migração antes da mudança dos MX. Assim, você pode ajustar o calendário sem apressar a transição.