Cómo migrar el correo sin perder datos

Cómo migrar el correo sin perder datos ni causar interrupciones evitables

Migrar correo entre proveedores no consiste solo en copiar archivos. Estás sincronizando una base activa mientras llegan mensajes, los usuarios borran elementos y cambian metadatos. Una mala planificación puede dividir el enrutamiento entre servidores, omitir mensajes y provocar problemas al comenzar la semana.

Esta guía ofrece un plan por fases para una pequeña empresa, con preparación de DNS, estrategia IMAP, cambio de servicio y comprobaciones posteriores. Ningún proceso garantiza ausencia total de interrupciones o pérdidas, pero estos controles reducen el riesgo.

Por qué fallan muchas migraciones

Tres omisiones causan buena parte de los problemas. Conocerlas antes ayuda a migrar con restricciones reales.

Caché de DNS: si no reduces el TTL antes del cambio, algunos resolutores pueden enviar correo a los servidores antiguo y nuevo durante hasta 24 horas.
Limitación: proveedores como Google pueden limitar las descargas IMAP a unos 2,500 MB/día según cuenta y política. Al alcanzar el límite, la sincronización se detiene o ralentiza.
Ampliación del alcance: IMAP solo transfiere correo compatible. Calendarios y contactos usan protocolos distintos, como CalDAV y CardDAV, y requieren otro proceso.

Fase 1: auditoría técnica (7 días antes)

No puedes migrar lo que desconoces. Antes de empezar, crea un inventario técnico en lugar de confiar en la memoria.

Inventario de identidades ocultas

Una lista de usuarios no basta. Registra todos los puntos de entrada del sistema:

• Alias: ¿john@ también recibe para sales@? Si el alias no se recrea en el destino, esos mensajes pueden rebotar.
• Listas de distribución: ¿team@ e info@ son buzones compartidos o grupos de reenvío?
• Reenvíos: audita las reglas del servidor. Los reenvíos ocultos a cuentas personales de Gmail dejarán de funcionar si no se recrean y autorizan.

Identifica los buzones grandes

Localiza los que superen 10 GB. IMAP realiza muchas operaciones y un buzón de 50 GB puede tardar bastante. Microsoft 365 puede aplicar límites después de unos 20 GB/día según servicio y condiciones. Marca estos usuarios para una sincronización previa que empiece al menos 5 días antes. La guía de migración de Google Workspace documenta sus condiciones actuales.

La realidad de una migración solo de correo

Las herramientas de migración, incluido imapsync y el motor integrado de TrekMail, utilizan el protocolo IMAP (RFC 3501). IMAP transfiere solo correo compatible.

Calendarios y contactos no forman parte de IMAP. Se almacenan en formatos o protocolos diferentes, como Exchange y CalDAV. Pide a los usuarios que exporten calendarios (.ics) y contactos (.vcf o .csv) antes de cancelar la suscripción anterior, y prueba su importación.

Fase 2: preparación de infraestructura (48 horas antes)

No cambies aún los datos. Prepara primero el destino y el enrutamiento.

La regla de 300 segundos para el TTL de DNS

El TTL indica cuánto tiempo pueden almacenar los resolutores un registro DNS. Si está en 86,400 segundos (24 horas), algunos seguirán usando el valor anterior hasta que expire su caché, aunque el comportamiento varía.

Entra en el proveedor DNS, como Cloudflare, GoDaddy o Route53, y establece el TTL del registro MX en 300 segundos cuando el servicio lo permita. Hazlo al menos 24 horas antes y confirma el valor publicado.

Prepara el destino

Crea los buzones en el nuevo proveedor. En TrekMail, configura tus dominios y usuarios en el panel. En Nano, configura las credenciales SMTP externas, como SES o Mailgun, y prueba el envío antes del cambio.

Asegúrate de disponer de credenciales válidas para el origen. Si no, restablécelas o usa una credencial administrativa compatible y autorizada.

Fase 3: estrategia de sincronización previa

Evita trasladarlo todo en una sola noche. Dividir la migración en fases reduce el volumen y el riesgo del cambio final.

Paso 1: pasada histórica (3 días antes)

Configura la herramienta para copiar el correo anterior a 7 días. Según el patrón de uso, esto puede trasladar cerca del 95% del volumen mientras los usuarios continúan trabajando. Si falla un adjunto de 2 GB, tendrás tiempo para investigarlo.

Vigila errores como HTTP 429 o "User is throttled". Si aparecen, reduce la concurrencia, por ejemplo a 5 usuarios en vez de 50, y sigue las instrucciones del proveedor.

Paso 2: pausa operativa (momento del cambio, viernes por la tarde)

Avisa a los usuarios de la migración y pídeles que no envíen correo nuevo durante la ventana. Si es viable, limita el origen a lectura o aplica controles temporales sin bloquear la recepción. Cambiar contraseñas puede crear otros riesgos, así que documenta y prueba el procedimiento.

Paso 3: sincronización incremental

Ejecuta de nuevo la herramienta para copiar los últimos 7 días y reconciliar elementos modificados durante la fase previa. Si cerca del 95% ya está en destino, esta pasada suele ser mucho más corta, pero su duración depende de los límites, el volumen y las diferencias entre servidores.

Fase 4: cambio de servicio

Cambia los registros MX

Actualiza los registros MX con los valores del nuevo proveedor. Para TrekMail se indican:

Con un TTL de 300 segundos, muchos resolutores cambian pronto, pero las cachés y configuraciones externas pueden prolongar la transición. Mantén ambos sistemas operativos y supervisados.

Autenticación SPF y DKIM

Al cambiar de proveedor deben actualizarse y validarse los registros de autenticación. Omitirlos puede perjudicar la entrega y aumentar la clasificación como spam, aunque no determina por sí solo el resultado.

• SPF: actualiza el registro TXT sin crear varios registros SPF. Ejemplo: v=spf1 include:spf.trekmail.net -all
• DKIM: genera claves en el panel del nuevo proveedor, añade los registros CNAME o TXT a DNS y confirma la firma.

Consulta el recorrido detallado en cómo configurar correo en tu dominio.

Comprobación de servicios antiguos

Si abandonas Google Workspace pero conservas la cuenta para Drive o Docs, Gmail puede seguir capturando correo interno según la configuración. Desactiva el servicio Gmail en los usuarios afectados o configura la entrega dividida y prueba rutas internas y externas.

Fase 5: verificación

No dependas únicamente de que los usuarios confirmen visualmente el resultado. Usa métricas y muestras para comprobar la migración.

Recuento de elementos, no tamaño

No compares solo los GB, porque la compresión y la representación varían. Compara el número de elementos por carpeta:

Una diferencia inferior al 1% no debe aceptarse automáticamente: puede deberse a elementos corruptos, duplicados o no compatibles. Una diferencia superior al 5% exige investigación urgente. Documenta cualquier excepción.

Jerarquía de carpetas

Comprueba si se han aplanado carpetas. Árboles como Clients/2024/Project A/Invoices/Paid pueden truncarse. Revisa también diferencias de namespace como INBOX.Sent frente a Sent.

Solución de fallos habituales

Motor de migración integrado de TrekMail

Si coordinar sincronizaciones IMAP, límites y propagación DNS supone demasiada carga, el motor de TrekMail automatiza parte del proceso. Aun así, el administrador debe preparar DNS, permisos, datos no cubiertos y verificación final.

Para pequeñas empresas (1 a 50 usuarios)

TrekMail incluye un motor de migración. Conecta un proveedor compatible, como Gmail, Outlook o cPanel, selecciona buzones y ejecuta el trabajo. La infraestructura gestiona reintentos, límites y deduplicación según sus capacidades. Revisa los informes y coteja el origen; no se requiere línea de comandos para el flujo compatible.

Para agencias (100+ dominios)

Administrar migraciones de varios clientes consume tiempo. TrekMail ofrece operaciones masivas, almacenamiento compartido entre dominios y precios fijos dentro de los límites del plan.

Los planes de pago descritos incluyen una prueba de 14 días con tarjeta. El plan Nano se anuncia sin necesidad de tarjeta. Confirma precios, elegibilidad y condiciones actuales.

Conclusión: cómo migrar el correo correctamente

Una migración es manejable cuando se respeta el proceso. Copia datos con antelación, reduce el TTL a 300 segundos, ejecuta una sincronización incremental y verifica recuentos, muestras y excepciones. El objetivo no es solo mover datos, sino adoptar una infraestructura que cubra las necesidades de correo empresarial con costes previsibles.

Si quieres utilizar el motor integrado, crea una cuenta gratuita de TrekMail, confirma que el origen sea compatible y prueba primero con un buzón no crítico.