In passato, un'email aziendale con spazio cloud significava collegare Google Workspace a Dropbox e Box, per poi gestire tre accessi, tre fatture e tre spazi di archiviazione separati. TrekMail riunisce posta e Drive in un unico account, con spazio condiviso tra caselle email e file. Il pacchetto semplifica concretamente il lavoro: un account, una fattura e uno spazio che si distribuisce tra allegati e cartelle condivise in base all'uso del team.
Questa guida illustra il calcolo dello spazio condiviso, la conversione automatica degli allegati da 18MB, il modello di cartelle condivise per i team e il confronto dei costi con la combinazione Workspace+Dropbox+Box usata da molti gruppi B2B. Il vecchio metodo prevede tre fornitori e tre limiti di spazio; quello nuovo usa un solo fornitore e uno spazio che cresce con il piano.
Per il contesto sullo spazio cloud, consulta la pagina Cloud Drive. Per una panoramica più ampia sull'email aziendale, leggi email con dominio personalizzato.
Che cosa include davvero l'email aziendale con spazio cloud
In TrekMail, email aziendale con spazio cloud significa che un solo account gestisce posta e file con un unico rapporto di fatturazione. Gli allegati email e i file di Drive condividono lo stesso spazio. Drive è incluso in ogni piano a pagamento, invece di essere proposto come componente aggiuntivo separato.
Il pacchetto non equivale alla combinazione email + Drive di Google Workspace. TrekMail Drive non include l'editing di documenti come Docs, Sheets o Slides. Offre archiviazione di file, cartelle condivise e condivisione tramite link, per i team che usano Notion, Figma o strumenti di settore per i documenti e hanno bisogno soltanto di conservare e condividere file insieme alla posta.
Il modello di spazio condiviso (15GB / 50GB / 200GB)
Il modello condiviso distribuisce lo spazio tra posta e Drive in base all'uso effettivo, anziché applicare quote secondarie fisse. Starter offre 15GB totali. Pro offre 50GB. Agency offre 200GB. Un team di 5 persone che usa 8GB per la posta e 5GB per Drive conserva gli stessi 2GB liberi di un team che usa 3GB per la posta e 10GB per Drive.
Questa flessibilità conta perché la maggior parte dei team concentra l'uso in una sola direzione. I team commerciali accumulano posta in arrivo con allegati e usano poco Drive. I team di progettazione accumulano file di grandi dimensioni in Drive e mantengono ordinata la posta. Con lo spazio condiviso, ogni gruppo sfrutta il limite secondo il proprio flusso reale, invece di avere due soglie fisse e saturarne una mentre l'altra rimane mezza vuota. La flessibilità dello spazio condiviso è un vantaggio strutturale dell'architettura raccolta in un account.
La conversione automatica degli allegati da 18MB
I server di posta spesso limitano gli allegati a 20-25MB. I file più grandi possono essere respinti o filtrati. La soluzione tradizionale era caricarli su Dropbox o WeTransfer e incollare un link. Il pacchetto di email aziendale con spazio cloud di TrekMail automatizza il processo: i file superiori a 18MB vengono caricati automaticamente in Drive e nel corpo del messaggio compare un link di condivisione.
Per il mittente, il flusso resta quello abituale: allegare il file e inviare. Il destinatario riceve un'email pulita con un link Drive al posto dell'allegato. Il link può includere una data di scadenza e un'opzione di revoca, così il mittente mantiene il controllo sulla durata dell'accesso. Grazie alla conversione automatica, il team non deve più spostare manualmente i file in Dropbox prima di scrivere l'email.
Cartelle condivise per i team
Le cartelle condivise consentono ai team di collaborare sui file senza che ogni persona carichi copie separate. Un team marketing crea una cartella "Campagna Q3", aggiunge i file e concede l'accesso al gruppo. Gli aggiornamenti di una persona diventano visibili a tutti nella cartella.
Il controllo degli accessi è allineato all'account di posta, quindi lo stesso team che riceve alias come sales@ o marketing@ ottiene anche le autorizzazioni per le cartelle Drive pertinenti. Non esiste un livello di identità separato: l'account che autentica la posta autentica anche Drive. Questo allineamento riduce il lavoro necessario per gestire chi accede a cosa, tipico delle configurazioni Workspace+Dropbox basate su due sistemi di identità.
Vecchio metodo collegato e nuovo metodo con un account
Il vecchio metodo combinava Workspace + Dropbox + Box: tre fornitori, tre sistemi di identità, tre fatture e tre spazi di archiviazione scollegati. Un team di 10 persone pagherebbe circa $720 (Workspace) + $1,800 (Dropbox) + $1,200 (Box) = $3,720/year per l'insieme di posta e spazio.
Il nuovo metodo usa un account con spazio condiviso. TrekMail Pro a $96/year copre 10 caselle e 50GB condivisi tra posta+Drive. In base a queste cifre, costa 38x meno dell'approccio combinato. La contropartita è l'editing di documenti incluso in Workspace, con Docs, Sheets e i documenti collaborativi di Drive. I team che usano Notion o Figma al posto di Google Docs difficilmente perderanno una funzione necessaria; quelli che dipendono ogni giorno da Google Docs dovrebbero affiancare a TrekMail un abbonamento separato per i documenti.
Confronto dei costi tra i piani
Il confronto dell'email aziendale con spazio cloud tra i tre piani TrekMail rende concreto il calcolo del costo annuale. Ogni piano copre una diversa dimensione del team, con spazio condiviso proporzionale tra il contenuto delle caselle e i file di Drive a prezzo fisso.
| Piano | Caselle email | Spazio condiviso | Costo annuale |
|---|---|---|---|
| Starter | fino a 100/dominio × 50 domini | 15 GB | $42 |
| Pro | fino a 300/dominio × 100 domini | 50 GB | $96 |
| Agency | fino a 1,000/dominio × 1,000 domini | 200 GB | $279 |
Lo spazio condiviso aumenta insieme al prezzo del piano. Molti piccoli team B2B possono usare Pro a $96/year: 50GB possono coprire anni di posta e la collaborazione tramite cartelle condivise in un flusso tipico di 5-15 persone. Team e agenzie più grandi possono scegliere Agency, i cui 200GB si adattano a molte attività rivolte a più marchi o clienti. Il cursore dell'opzione Drive estende ulteriormente lo spazio quando serve, a partire da $0.015/GB/month, con prezzi affiliati a scaglioni oltre tale soglia.
Per quali team è adatto
L'email aziendale con spazio cloud è adatta ai team che usano molto la posta insieme alla condivisione di file, senza aver bisogno di Google Docs o Microsoft Office per i documenti quotidiani. Tra i profili tipici ci sono agenzie di design (Figma + TrekMail), startup B2B SaaS (Notion + TrekMail), società di consulenza (Google Docs occasionalmente + TrekMail) e attività di creator (strumenti misti + TrekMail).
I team che dipendono ogni giorno da Google Docs/Sheets per la maggior parte degli utenti sono meno adatti: pagano per la suite di produttività di Workspace, che TrekMail non sostituisce. Lo stesso vale per chi utilizza quotidianamente le applicazioni desktop di Office, a cui si rivolge Microsoft 365. Per altri team, il pacchetto può ridurre sensibilmente i costi senza sacrificare le funzioni operative necessarie. Consulta email aziendale per piccole imprese per valutare le dimensioni del team.
Passaggi successivi
Per molti team B2B incentrati sulla posta che valutano un'email aziendale con spazio cloud, TrekMail Pro a $96/year per 10-50 caselle e 50GB condivisi tra posta+Drive è un'opzione coerente. L'architettura con un singolo account evita la gestione di tre fornitori. La conversione automatica degli allegati da 18MB e le cartelle condivise coprono i casi d'uso tradizionalmente affidati a Dropbox.
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Consideriamo un esempio concreto: una società di consulenza di design con 12 persone a Berlino. Prima di TrekMail usava Workspace ($864/year) e Dropbox Business Standard ($2,160/year), per una fattura complessiva di $3,024/year. Passando a TrekMail Pro, un carico analogo di email aziendale con spazio cloud costerebbe $96/year. Il risparmio di $2,928/year potrebbe finanziare un piccolo budget per collaboratori o 195TB di capacità Drive aggiuntiva tramite il cursore dell'opzione, calcolata al prezzo di base di $0.015/GB.
Un secondo esempio: un'agenzia di prodotto con 6 persone ad Austin. Usava Workspace ($432/year), Box ($720/year) e WeTransfer Pro ($144/year), per un totale di $1,296/year. Con TrekMail Pro, una capacità analoga costerebbe $96/year. La conversione automatica degli allegati da 18MB può sostituire WeTransfer e le cartelle condivise, Box. Con queste cifre, il risparmio equivale a 13x la nuova spesa.
Molti team gestiscono una configurazione composita simile ai due esempi. Per i gruppi piccoli, la differenza di costo rispetto al pacchetto può essere di 10-30x, in base alle ipotesi adottate. Dedicare 30 minuti al confronto tra la configurazione attuale e l'architettura integrata di TrekMail può quindi essere un esercizio di acquisto utile, e il pacchetto è disponibile dal momento in cui viene predisposta la prima casella.
Un consiglio pratico per valutare un pacchetto di email aziendale con spazio cloud durante l'inserimento del team: prova la conversione automatica degli allegati il primo giorno. Invia un file di prova da 25MB da una nuova casella a un account Gmail e controlla il messaggio ricevuto. Se il link arriva correttamente e il file è accessibile da Drive, l'integrazione funziona. Se il file arriva come allegato diretto, potrebbe essere necessario adattare la soglia di conversione al caso specifico. Questo test immediato evita di scoprire una differenza di configurazione tre mesi dopo, quando una consegna reale a un cliente attiva la funzione durante un invio importante.
