Seit "kostenloses Gmail mit eigener Domain" im Jahr 2022 weggefallen ist, suchen viele eigentlich nach einer kostenlosen Alternative zu Google Workspace. Jedes Suchergebnis bezeichnet sich als gratis, doch die meisten kostenlosen Tarife sind in Wahrheit aggressiv vermarktete Testversionen. Die Häufigkeit der Upgrade-Aufforderungen, eingeblendete Werbung und versteckte Grenzen entscheiden darüber, ob es sich um einen echten Gratis-Tarif oder eine Demo für 14 Tage handelt.
Das Marketing rund um kostenlose Tarife ist so wenig ehrlich, dass sich die Angebote nur durch tatsächliche Nutzung vergleichen lassen. Sechs Anbieter stellen etwas bereit, das wie eine kostenlose Alternative zu Google Workspace aussieht. Nur drei davon bleiben auch nach dem ersten Monat wirklich brauchbar.
Dieser Leitfaden bewertet die sechs Anbieter nach drei betrieblichen Kriterien: der Aufdringlichkeit ihrer Upgrade-Aufforderungen, dem Einfügen von Werbung und Tracking sowie den tatsächlichen, nicht den beworbenen Nutzungsgrenzen. Einen umfassenderen Anbietervergleich bietet der Beitrag über kostenlose Alternativen zu Google Workspace.
Was "kostenlos" in diesem Markt wirklich bedeutet
Der Begriff "kostenlos" umfasst im Markt für Google-Workspace-Alternativen sehr unterschiedliche Modelle. Einige Anbieter meinen "innerhalb bestimmter Nutzungsgrenzen dauerhaft kostenlos". Bei anderen bedeutet es "14 Tage gratis, danach endet der Test". Wieder andere verstehen darunter "kostenlos mit Werbung im Posteingang" oder "kostenlos, wenn wöchentliche Upgrade-Hinweise akzeptiert werden". Spätestens nach dem ersten Monat werden diese Unterschiede entscheidend.
Eine ehrliche Definition für eine brauchbare kostenlose Alternative zu Google Workspace lautet: dauerhaft gratis, keine Karte erforderlich, kein Ablaufdatum, keine Werbung und höchstens einmal pro Quartal ein Upgrade-Hinweis. Alles, was strengere Bedingungen stellt, ist eine als kostenlos vermarktete Demo für 14 Tage.
Die sechs Anbieter im Überblick
Sechs Anbieter tauchen regelmäßig in Vergleichen kostenloser Google-Workspace-Alternativen auf. Jeder bietet etwas an, das einem Gratis-Tarif ähnelt, und jeder bringt andere betriebliche Besonderheiten mit. Die folgende Tabelle zeigt, was die einzelnen Anbieter als "kostenlos" bezeichnen und wo sich im zweiten Nutzungsmonat der Haken offenbart.
| Anbieter | Was "kostenlos" bedeutet | Der Haken |
|---|---|---|
| TrekMail Nano | Dauerhaft kostenlos, 5 GB gemeinsam, 10 Domains × 10 Benutzer | Eigener SMTP für den Versand, kein verwalteter Ausgang |
| Zoho Mail Free | Dauerhaft kostenlos, 5 GB pro Benutzer, 1 Domain | Nur Webmail, kein IMAP/POP im Gratis-Tarif |
| Proton Mail Free | Dauerhaft kostenlos, 1 GB, keine eigene Domain | Eigene Domain erfordert einen kostenpflichtigen Tarif |
| Yandex Mail for Domain | Dauerhaft kostenlos, 10 GB pro Postfach | Schwankende Zustellbarkeit, geopolitisches Risiko |
| Mail.com Business | Kostenlos wie eine Testversion | Test läuft ab, aufdringliche Upgrade-Aufforderungen |
| iCloud+ Custom Domain | Ohne Aufpreis im iCloud+-Abonnement enthalten | Nicht wirklich kostenlos, setzt einen kostenpflichtigen iCloud+-Tarif voraus |
Die ehrliche Auswahlliste kostenloser Tarife besteht aus TrekMail Nano, Zoho Mail Free und Proton Mail Free. Die anderen drei laufen ab, verbergen Kosten oder bringen ein geopolitisches Risiko mit, das sie für die meisten B2B-Betreiber als kostenlose Alternative zu Google Workspace ungeeignet macht.
Häufigkeit von Upgrade-Aufforderungen im Vergleich
Die Häufigkeit solcher Aufforderungen entscheidet, ob man mit einer kostenlosen Google-Workspace-Alternative dauerhaft arbeiten kann. Jeder kostenpflichtige Postfachanbieter hat ein Interesse daran, Gratis-Nutzer in bezahlte Tarife zu führen. Entscheidend ist, wie aggressiv er dabei vorgeht. Manche zeigen Werbebanner im Posteingang, manche verschicken wöchentlich Nachrichten über vermeintlich verpasste Vorteile und andere bauen Bezahlschranken in gewöhnliche E-Mail-Abläufe ein.
TrekMail Nano zeigt weder Upgrade-Banner im Posteingang noch wöchentliche Werbe-E-Mails. Der Wechsel in einen höheren Tarif findet auf der Preisseite statt, wo Nutzer ihn bei Bedarf selbst auswählen, und nicht mitten im täglichen Arbeitsablauf. Zoho Mail Free zeigt gelegentliche Banner in der Webmail-Oberfläche, verschickt aber keine unaufgeforderten Upgrade-Nachrichten. Mail.com Business sendet ungefähr eine Aufforderung pro Woche und blendet im Webmail Werbebanner ein.
Werbung und Tracking im Gratis-Tarif
Werbung und Tracking sind das zweite Merkmal, das echte Gratis-Tarife von monetarisierten kostenlosen Angeboten unterscheidet. Einige Alternativen zu Google Workspace zeigen Werbung in der Webmail-Oberfläche. Andere fügen Tracking-Pixel in die Signaturen ausgehender Nachrichten ein oder analysieren Inhalte aus kostenlosen Postfächern für zielgerichtete Werbung. Jede Variante ist ein anderer Preis, den der Nutzer statt Geld bezahlt.
TrekMail Nano, Zoho Mail Free und Proton Mail Free fügen nichts hinzu: keine sichtbare Werbung, keine Tracking-Pixel in ausgehenden Nachrichten und keine Inhaltsanalyse für Werbezwecke. Der kostenlose Tarif dient als Einstieg, der später zu bezahlten Abschlüssen führen soll, und nicht als werbefinanziertes Produkt. Mail.com Business zeigt dagegen Werbung im Webmail und integriert Tracking-Pixel in ausgehende Signaturen. Für den Absender bleiben sie unsichtbar, beim Empfänger sind sie dennoch vorhanden.
Die tatsächlichen, nicht die beworbenen Grenzen
Die tatsächlichen Grenzen kostenloser Tarife unterscheiden sich von den beworbenen. Speicherlimits werden meist korrekt angegeben. Die Zahl der Postfächer ist anfangs bisweilen flexibler als angekündigt, wird beim Wachstum jedoch schneller zur Einschränkung als erwartet. Am häufigsten bleibt die Versandrate verborgen. Begrenzungen für ausgehende Nachrichten stehen oft nur in den Nutzungsbedingungen und nicht auf der Marketingseite.
TrekMail Nano bietet höchstens 5 GB Speicher für alle Postfächer gemeinsam, nicht je Postfach, dazu 10 Domains und 10 Postfächer pro Domain. Ausgehende Nachrichten laufen über einen eigenen SMTP-Dienst statt über den verwalteten Versand von TrekMail. Deshalb gilt das Limit des jeweiligen SMTP-Anbieters und nicht das von TrekMail. Die feste Grenze betrifft den Speicher und nicht die Versandrate, was gut zu Betreibern mit niedrigem Volumen passt.
Zoho Mail Free ist auf 5 GB pro Benutzer und 1 Domain beschränkt. Der Speicher je Benutzer ist großzügig, die einzelne Domain macht den Tarif jedoch für jedes Unternehmen mit mehreren Marken oder Geschäftsbereichen ungeeignet. Proton Mail Free ist auf 1 GB begrenzt und unterstützt im kostenlosen Tarif überhaupt keine eigene Domain.
Die drei kostenlosen Tarife, die wirklich überzeugen
Drei kostenlose Google-Workspace-Alternativen bleiben auch nach dem ersten Monat ohne Werbung, Tracking, auslaufenden Test oder aggressive Upgrade-Aufforderungen brauchbar. TrekMail Nano liegt bei mehreren Domains vorn und umfasst 10 Domains kostenlos. Zoho Mail Free bietet mit 5 GB pro Benutzer den meisten Einzelspeicher. Proton Mail Free führt beim Thema Verschlüsselung.
Die Wahl zwischen den drei hängt vom Einsatzzweck ab. Betreiber mehrerer Marken und angehende Agenturen wählen Nano wegen der Unterstützung für 10 Domains. Teams mit einer einzigen Domain und hohem Speicherbedarf je Benutzer entscheiden sich für Zoho. Wer Datenschutz priorisiert und eine Adresse unter einer Proton-Domain akzeptiert, nimmt Proton.
Ein häufig übersehenes Entscheidungskriterium ist der spätere Upgrade-Pfad. Nano lässt sich für $4/month ohne Migrationsaufwand auf Starter umstellen: gleiches Dashboard, gleiche Domains, gleiche Postfächer, nur mit höheren Grenzen. Zoho wechselt zu Zoho Mail Lite für $1/user/month und führt damit ein Preismodell pro Benutzer ein, das beim Ausbau eines Festpreistarifs entfällt. Auch bei Proton gilt in höheren Tarifen ein Preis je Benutzer statt einer pauschalen Skalierung.
Warum TrekMail Nano zu den besten drei gehört
TrekMail Nano gehört zu den besten drei, weil es strukturell ein echter Gratis-Tarif und keine Testversion ist. Bei der Anmeldung wird keine Karte verlangt, der Tarif läuft nicht ab, es gibt weder Upgrade-Werbung per E-Mail noch störende Banner in der Anwendung. Finanziert wird das kostenlose Angebot durch Nutzer, die später ihre Speichergrenze überschreiten oder einen verwalteten Versand anstelle eines eigenen SMTP-Dienstes wünschen.
Das Limit von 10 Domains ist für eine kostenlose Google-Workspace-Alternative ungewöhnlich großzügig. Die meisten Mitbewerber beschränken Gratis-Nutzer auf 1 Domain, um Betreiber mehrerer Marken sofort in einen bezahlten Tarif zu drängen. Mit Nano lässt sich ein kleines Markenportfolio oder eine Reihe von Domainexperimenten tatsächlich ohne künstliche Einschränkungen kostenlos betreiben. Einen ausführlicheren Vergleich enthält der Beitrag über kostenlose Google-Workspace-Alternativen.
Wann der kostenlose Tarif nicht mehr ausreicht
Der Gratis-Tarif reicht nicht mehr aus, sobald eine von drei Situationen eintritt: Der Speicher überschreitet das Limit, das Versandvolumen überfordert den eigenen SMTP-Dienst oder eine verwaltete Zustellbarkeit wird benötigt, anstatt die Reputation des SMTP-Anbieters zu übernehmen. Meist wird zuerst der Speicher knapp. Die anderen beiden Punkte treten gemeinsam auf, sobald das Versandvolumen steigt.
Das Upgrade von Nano auf Starter kostet $4/month oder $42/year mit 20% Jahresrabatt. Starter erhöht den gemeinsamen Speicher auf 15 GB, erweitert die Kapazität auf 50 Domains × 100 Postfächer pro Domain und ersetzt den eigenen SMTP-Dienst durch einen verwalteten Ausgang mit 6,000 E-Mails pro Konto und Tag. Der Wechsel ist der natürliche nächste Schritt, sobald der Gratis-Tarif die betrieblichen Abläufe und nicht nur einzelne Funktionen begrenzt.
Ein ehrliches Zeichen für die ausgeschöpften Grenzen eines kostenlosen Tarifs ist, dass der Betreiber sie zu umgehen versucht, statt innerhalb des vorgesehenen Rahmens zu arbeiten. Postfächer auf mehrere Konten zu verteilen, besonders aggressiv zu archivieren oder wegen ausgeschöpfter Grenzen des eigenen Dienstes über einen zusätzlichen SMTP-Anbieter zu versenden, zeigt, dass das Upgrade bereits zu lange hinausgezögert wurde.
Die Entscheidung lässt sich einfach treffen: Kostet die Umgehung monatlich mehr Arbeitszeit als $4/month, sollte der Tarif gewechselt werden. Bei genauer Messung stellen die meisten Betreiber fest, dass ihr Zeitaufwand eher $20/month entspricht. Damit ist Starter in jeder Hinsicht außer dem direkten Preis die bessere Lösung.
Ein Gratis-Tarif kann einer kritischen Prüfung nur standhalten, wenn seine Grenzen klar benannt werden. Hier umfasst er zehn Domains, jeweils zehn Postfächer und 5 GB, jedoch keinen verwalteten Versand. Ausgehende Nachrichten benötigen einen eigenen SMTP-Anbieter. Empfang, Filterung, Webmail und der Zugriff mit E-Mail-Programmen funktionieren vollständig. Diese Kombination ist für geparkte Domains und zum Testen wirklich nützlich, als dauerhafte Lösung für ein aktiv sendendes Unternehmen aber eindeutig ungeeignet.
Nächste Schritte
Die beste kostenlose Alternative zu Google Workspace ist für die meisten B2B-Betreiber der echte Gratis-Tarif, der zum Einsatzzweck passt: TrekMail Nano für mehrere Marken, Zoho für eine einzelne Domain mit hohem Speicherbedarf je Benutzer und Proton für besonders datenschutzbewusste Nutzer. Alle drei sind tatsächlich kostenlos, werbefrei und nicht zeitlich befristet. Sogenannte Gratis-Tarife von Domainregistraren und als kostenlos verpackte Testangebote sollten vollständig gemieden werden.
Teste TrekMail Nano kostenlos und ohne Karte oder Testfrist unter trekmail.net/pricing. Einen breiteren Vergleich bieten die besten Alternativen zu Google Workspace und die Alternativen zu Google Workspace E-Mail.
