Een gratis alternatief voor Google Workspace is wat je werkelijk zoekt sinds 'gratis Gmail met mijn eigen domein' in 2022 geen optie meer is. Elk zoekresultaat noemt zichzelf gratis, maar de meeste 'gratis' abonnementen zijn vermomde proefversies die je voortdurend tot upgraden aanzetten. De frequentie van upgradeverzoeken, de advertenties en verborgen limieten bepalen het verschil tussen een echt gratis abonnement en een demo van 14 dagen.
De marketing rond gratis abonnementen is zo misleidend dat gebruikstests de enige eerlijke vergelijking opleveren. Zes providers bieden iets dat op een gratis alternatief voor Google Workspace lijkt. Slechts drie daarvan blijven na de eerste maand echt goed bruikbaar.
Deze gids beoordeelt de zes providers op drie operationele punten: de opdringerigheid van upgradeverzoeken, het toevoegen van advertenties en trackers en de werkelijke, niet-geadverteerde gebruikslimiet. Zie gratis alternatief voor Google Workspace voor een bredere vergelijking van providers.
Wat 'gratis' in deze markt werkelijk betekent
'Gratis' kan in de markt voor gratis alternatieven voor Google Workspace van alles betekenen. Sommige providers bedoelen 'voor altijd gratis binnen gebruikslimieten'. Andere bedoelen '14 dagen gratis, daarna loopt de proefperiode af'. Het kan ook betekenen 'gratis met advertenties in je inbox' of 'gratis zolang je wekelijkse upgradeverzoeken accepteert'. Na de eerste maand maken die verschillen veel uit.
Een eerlijke definitie van een bruikbaar gratis alternatief voor Google Workspace is: blijvend gratis, geen betaalkaart vereist, geen aflopende proefperiode, geen advertenties en niet vaker dan eens per kwartaal een upgradeverzoek. Alles wat strenger is, is een demo van 14 dagen met het etiket van een gratis abonnement.
De zes providers in één overzicht
Zes providers komen consequent terug in vergelijkingen van gratis alternatieven voor Google Workspace. Ze bieden allemaal iets dat op een gratis abonnement lijkt, elk met eigen operationele bijzonderheden. De tabel vat samen wat ze 'gratis' noemen en welk nadeel tijdens de tweede gebruiksmaand zichtbaar wordt.
| Provider | Wat 'gratis' betekent | Nadeel |
|---|---|---|
| TrekMail Nano | Blijvend gratis, 5 GB gedeeld, 10 domeinen × 10 gebruikers | Eigen SMTP voor verzending; geen beheerde uitgaande mail |
| Zoho Mail Free | Blijvend gratis, 5 GB per gebruiker, 1 domein | Alleen webmail; geen IMAP/POP in het gratis abonnement |
| Proton Mail Free | Blijvend gratis, 1 GB, geen eigen domein | Een eigen domein vereist een betaald abonnement |
| Yandex Mail for Domain | Blijvend gratis, 10 GB per mailbox | Wisselende bezorgbaarheid; geopolitiek risico |
| Mail.com Business | Gratis als proefversie | Proefperiode loopt af; opdringerige upgradeverzoeken |
| iCloud+ Custom Domain | Zonder meerprijs bij een iCloud+-abonnement | Niet echt gratis: een betaald iCloud+-abonnement is vereist |
De eerlijke selectie van gratis abonnementen bestaat uit TrekMail Nano, Zoho Mail Free en Proton Mail Free. De andere drie lopen af, verbergen kosten of brengen een geopolitiek risico mee waardoor ze voor de meeste B2B-bedrijven ongeschikt zijn als gratis alternatief voor Google Workspace.
Frequentie van upgradeverzoeken vergeleken
De frequentie van upgradeverzoeken bepaalt of je met een gratis alternatief voor Google Workspace kunt leven. Elke betaalde mailprovider wil gratis gebruikers naar een betaald abonnement bewegen. Het gaat erom hoe agressief dat gebeurt. Sommige tonen banners in de inbox, andere sturen wekelijks berichten over gemiste functies en weer andere plaatsen betaalmuren in normale mailhandelingen.
TrekMail Nano toont geen upgradebanners in de inbox en verstuurt geen wekelijkse herinneringen. Upgraden kan via de prijzenpagina, waar gebruikers de optie vinden wanneer zij die nodig hebben, niet tijdens hun dagelijkse werk. Zoho Mail Free toont af en toe promotiebanners in webmail, maar stuurt geen ongevraagde upgradeberichten. Mail.com Business verstuurt ongeveer één upgradeverzoek per week en toont advertenties in de webmailinterface.
Advertenties en trackers in het gratis abonnement
Het toevoegen van advertenties en trackers is het tweede verschil tussen werkelijk gratis en gemonetiseerde gratis abonnementen. Sommige gratis alternatieven voor Google Workspace tonen advertenties in webmail. Andere voegen trackingpixels aan handtekeningen van uitgaande mail toe of scannen de inhoud van gratis mailboxen om advertenties te richten. Elk daarvan is een andere prijs die je betaalt in plaats van geld.
TrekMail Nano, Zoho Mail Free en Proton Mail Free voegen niets toe: geen zichtbare advertenties, geen trackingpixels in uitgaande berichten en geen inhoudsscan voor advertentiedoeleinden. Het gratis abonnement dient om gebruikers aan te trekken die later mogelijk betalen, niet om advertentie-inkomsten te genereren. Mail.com Business toont advertenties in webmail en voegt trackingpixels toe aan uitgaande handtekeningen. Alleen ontvangers zien ze, maar ze zijn er wel.
De werkelijke, niet-geadverteerde limieten
De werkelijke limieten van gratis abonnementen wijken af van de geadverteerde grenzen. Opslaglimieten zijn doorgaans eerlijk. Limieten op het aantal mailboxen zijn soms ruimer dan beloofd, maar worden bij groei sneller bereikt dan verwacht. Verzendlimieten worden het vaakst verborgen. De maximale uitgaande volumes staan vaak alleen in de gebruiksvoorwaarden en niet op de marketingpagina.
TrekMail Nano biedt maximaal 5 GB gedeelde opslag voor alle mailboxen samen, dus niet per mailbox, 10 domeinen en 10 mailboxen per domein. Uitgaande mail loopt via een eigen SMTP-provider in plaats van TrekMails beheerde verzending. De snelheidslimiet komt daardoor van je SMTP-provider en niet van TrekMail. De harde grens ligt bij opslag en niet bij verzendvolume, wat goed past bij gebruikers met weinig mailverkeer.
Zoho Mail Free biedt 5 GB per gebruiker en 1 domein. De opslag per gebruiker is ruim, maar de beperking tot één domein maakt het ongeschikt voor ondernemingen met meerdere merken of bedrijfsonderdelen. Proton Mail Free biedt 1 GB en ondersteunt in het gratis abonnement helemaal geen eigen domein.
De drie gratis abonnementen die echt bruikbaar blijven
Drie gratis alternatieven voor Google Workspace blijven na de eerste maand goed bruikbaar zonder advertenties, trackers, aflopende proefperiodes of opdringerige upgradeverzoeken. TrekMail Nano blinkt uit met ondersteuning voor meerdere domeinen, namelijk 10 gratis domeinen. Zoho Mail Free biedt de meeste opslag per gebruiker, met 5 GB voor ieder. Proton Mail Free heeft het sterkste verhaal rond versleuteling.
De keuze tussen de drie hangt af van het gebruik. Bedrijven met meerdere merken en beginnende bureaus kiezen Nano vanwege de ondersteuning voor 10 domeinen. Teams met één domein en veel benodigde opslag per gebruiker kiezen Zoho. Wie privacy vooropstelt en een adres op een Proton-domein accepteert, kiest Proton.
Een vaak vergeten doorslaggevende factor is het upgradepad. Nano gaat voor $4/month over naar Starter zonder migratiewerk: hetzelfde dashboard, dezelfde domeinen en mailboxen, alleen ruimere limieten. Bij Zoho gaat de stap naar Zoho Mail Lite voor $1/user/month, waardoor de kosten per gebruiker gaan tellen die een vast abonnement juist vermijdt. Ook Proton rekent na de upgrade per gebruiker in plaats van met een vaste schaalbare prijs.
Waarom TrekMail Nano bij de beste drie hoort
TrekMail Nano hoort bij de beste drie omdat het structureel een echt gratis abonnement is en geen proefversie. Bij registratie is geen kaart vereist, er is geen einddatum en er zijn geen upgradeberichten of banners in de app die het werk onderbreken. Het gratis aanbod wordt betaald door gebruikers die na het bereiken van de opslaglimiet upgraden of liever beheerde verzending gebruiken dan een eigen SMTP-provider.
De limiet van 10 domeinen bij Nano is ongewoon ruim voor het gratis abonnement van een Google Workspace-alternatief. De meeste concurrenten beperken gebruikers tot 1 domein om bedrijven met meerdere merken direct naar een betaald pakket te sturen. Met Nano kun je echt een kleine merkenportefeuille of domeinexperimenten gratis uitvoeren zonder kunstmatige beperking. Zie gratis alternatieven voor Google Workspace voor de bredere rangschikking.
Wanneer het gratis abonnement niet meer volstaat
Het gratis abonnement is niet meer voldoende zodra een van deze drie situaties ontstaat: de opslag overschrijdt de limiet, het verzendvolume wordt te groot voor de eigen SMTP-provider of je hebt beheerde bezorgbaarheid nodig in plaats van afhankelijk te zijn van de reputatie van die provider. Opslag is meestal de eerste grens. De andere twee verschijnen vaak tegelijk wanneer het verzendvolume groeit.
De overstap van Nano naar Starter kost $4/month, of $42/year met 20% jaarkorting. Starter verhoogt de gedeelde opslag naar 15 GB, breidt uit naar 50 domeinen × 100 mailboxen per domein en vervangt eigen SMTP door beheerde verzending van 6,000 berichten per account per dag. Upgraden is de logische stap zodra het gratis abonnement de bedrijfsvoering beperkt en niet alleen bepaalde functies.
Het eerlijke teken dat het gratis abonnement van een Google Workspace-alternatief is uitgeput, is dat de beheerder om de limiet heen gaat werken in plaats van erbinnen. Mailboxen over accounts verdelen, overdreven veel archiveren om opslag vrij te houden of uitgaande mail via een externe SMTP-provider routeren omdat de eigen oplossing haar grenzen bereikt, geeft aan dat de upgrade te lang is uitgesteld.
De beslisregel is eenvoudig: als de noodoplossing elke maand meer dan $4/month aan werktijd kost, moet je upgraden. Na een echte meting ontdekken de meeste beheerders dat de verloren tijd dichter bij $20/month ligt. Daarmee is Starter op elk vlak een duidelijke verbetering, behalve wat de directe prijs betreft.
Een aanbod dat kritisch onderzoek doorstaat, moet de grens concreet noemen. Dit gratis abonnement omvat tien domeinen, elk met tien mailboxen, en 5 GB, maar geen beheerde verzending. Voor uitgaande mail heb je een eigen SMTP-provider nodig. Ontvangst, filters, webmail en toegang via mailclients werken allemaal. Die combinatie is werkelijk bruikbaar voor geparkeerde domeinen en evaluaties, maar niet als permanente oplossing voor een bedrijf dat mail verstuurt.
Volgende stappen
Voor de meeste B2B-bedrijven is het beste gratis alternatief voor Google Workspace het echte gratis abonnement dat bij hun toepassing past: TrekMail Nano voor meerdere merken, Zoho voor één domein met veel opslag per gebruiker en Proton voor privacygerichte gebruikers. Ze zijn alle drie werkelijk gratis, advertentievrij en zonder proefperiode. 'Gratis' abonnementen van registrars en providers die slechts een proefversie verpakken, kun je beter overslaan.
Probeer TrekMail Nano gratis, zonder kaart en zonder proefperiode, via trekmail.net/pricing. Zie voor bredere vergelijkingen beste alternatieven voor Google Workspace en alternatieven voor Google Workspace-mail.
